Jakie aspekty posiada elektroniczny obieg dokumentów w przedsiębiorstwie?

Niemało firm, poza problemami ze swoją bieżącą działalnością, w czasie której muszą optymalnie pracować i ciągle walczyć o klienta, ma przeróżnego typu trudności związane z powinnościami określonymi przez różne urzędy. Na szczęście powstaje coraz więcej nowoczesnych rozwiązań, dzięki którym można usprawnić określone procesy, co umożliwia maksymalną oszczędność czasu i skuteczny obieg dokumentów. Należy mieć także na uwadze fakt, że firmy są zobligowane do składowania wielu dokumentów, (które mogą być sprawdzane przez wyznaczone urzędy), co niejednokrotnie sprawia dodatkowe kłopoty m.in. z archiwizacją dokumentacji.
dokumentacja elektroniczna
Autor: La Manade
Źródło: http://www.flickr.com
Ze wsparciem przychodzą specjalne systemy, takie jak elektroniczny obieg faktur, dzięki którym każda firma może usprawnić prace związane z dokumentami i wyznaczyć więcej czasu na komercyjne działania. Na dodatek podobne rozwiązanie ułatwia przechowywanie dokumentów.

Jedną z najczęściej wychwalanych zalet opisywanego rozwiązania jest to, że obiecuje ono różne oszczędności: najważniejsza z nich to oszczędność miejsca, ponieważ firma nie musi wydzielać stosownego pomieszczenia na przechowywanie dokumentacji. Kolejną ważną zaletą jest spora redukcja kosztów, która wymaga szerszego zreferowania. Cyfrowe dokumenty, przede wszystkim faktury, rozsyłane w standardowy sposób (a więc np. pocztą), wymuszały bowiem zawsze dosyć znaczne koszty – wystarczy wspomnieć, że w firmach, które zaczęły stosować elektroniczny obieg pokwitowań, koszt tego rozwiązania umożliwił blisko 80% redukcję budżetu, do tej pory przydzielanego na wysyłki.



Kiedy zauważymy także, że oszczędność nie omija też papieru czy eksploatowania drukarek, jak również czasu, którego wymagało częste drukowanie faktur, okazuje się, że taki nowoczesny obrót dokumentacją jest niesamowicie korzystnym rozwiązaniem. W przeszłości większość klientów preferowała otrzymywanie dokumentów w formie papierowej, jednak wraz z coraz lepszym rozwojem informatyzacji kraju oraz z faktem, że firmy premiują różnorodnymi bonusami za korzystanie z elektronicznych faktur, nowe rozwiązanie zyskało coraz więcej zwolenników.

Za pomocą elektronicznego obiegu dokumentów każda firma może skutecznie zaoszczędzić gotówkę i czas, na dodatek jest to narzędzie ekologiczne i o wiele szybsze, niż standardowa poczta.

Obejrzyj