Systemy workflow

Systemy elektronicznego obiegu dokumentów w korporacji to kwestia przetrwania. Od ustalenia systemu i kontroli warto by zabierać się za kwestię obiegu danych w administracji całego przedsiębiorstwa. A także, w celu koordynacji, nie tylko dokumentacji papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej zakupić sobie program do zarządzania dokumentami, np. Sharepoint.
Praca przy komputerze
Autor: sxc.hu
Źródło: http://sxc.hu
Po pierwsze powinniśmy przedyskutować jasny i intuicyjny dla pracowników model zarządzania dokumentami. Do wyboru jest kilka standardowych rozwiązań, sprawdzonych od lat w praktyce. Jest również możliwość aby, w przypadku chociażby nienormatywnego przydziału powinności pracowniczych, skorzystać z własnych rozwiązań. Pamiętajmy o tym, aby zasady obiegu dokumentów i elektroniczna rejestracja dokumentów były dla wszystkich jasne, tak, aby wszystko odbywało się szybko i jak najefektywniej.

Rozpoczynamy od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich daje inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. System dziennikowy odpowiedni jest dla podmiotów gospodarczych, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Dzieje się to w specjalnym dzienniku, lub kilku.

Dane mogą być rozdzielone chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia niekolizyjny i płynny obieg dokumentów. System bezdziennikowy wykorzystywany jest zwykle w instytucjach pożytku publicznego i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można wdrożyć np. intranet sharepoint, wykorzystuje segregację i podział ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych petycjach. Ważna jest ich ścisła segregacja - tak, aby łatwo można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który daje możliwość najróżniejsze możliwości, oczywiście w granicach dopuszczalnych prawnie.



Dodatkowo dostępne jest pewne ulepszenie w przepływie, a co najważniejsze, archiwizacji dokumentów. Przepływ dokumentów drogą elektroniczną ogranicza czas synchronizacji pomiędzy kolejnymi zainteresowanymi do minimum. Najczęściej w tym celu wykorzystuje się specjalistyczne systemy obiegu dokumentów. Jednym z takich programów, które najlepiej ułatwiają pracę biurową i zarządzanie dokumentacją jest Sharepoint.

Elektroniczny obieg dokumentów wpłynie również na ekologię. Szczególnie drzewa "odetchną z ulgą". Można pójść dalej i w jeszcze większym stopniu oszczędzić papier. Mamy pracowników, którzy mają spotkania z klientami poza siedzibą firmy. Nie wręczajmy im mnóstwa papierów do wypełnienia, ale zaopatrzmy w poręczny netbook (propozycje dla mieszkańców Warszawy: http://www.ceneo.pl/Netbooki/Lokalizacja:Warszawa.htm) albo tablet (a tutaj dla mieszkańców Krakowa: Tablety PC Kraków). Zajmują mniej miejsca i korzystniej wpływają na nasze środowisko.

Obejrzyj