Jej nazwa może niejedną osobę skierować na mylne tory, bo mimo przekonania, że może chodzić o coś co znajdziemy na sklepowej półce, to jest to filozofia działania. Swoje korzenie ma w odległym kraju kwitnącej wiśni, a tłumacząc słowa, które się na nią składają otrzymamy KAI (zmiana) i ZEN (dobra) razem POPRAWA, ZMIANA NA LEPSZE.

O Metodzie Kaizen możemy usłyszeć również jako: Metodzie Małych Kroków i nie powinno to nikogo zaskoczyć. Dlaczego? Ponieważ zakłada, że do każdego działania powinno się podejść przy zachowaniu zasady powolnego zbliżania się do celu właśnie za pomocą małych kroków.

Ilekroć zdarzyło się Wam odłożyć dietę na poniedziałek czy zadań z pracy „na później”, szczególnie w trybie HomeOffice jest to widoczne. Wtedy z odsieczą przychodzi Kaizen. Dzięki jego zastosowaniu można uzyskać o wiele lepsze efekty, usprawniając działania i kontrolując równocześnie to co się robi. Dlaczego? Ponieważ dużo łatwiej jest zapanować nad robieniem małych zadań czyli przysłowiowych małych kroków.

Cała filozofia opiera się na dwóch podstawowych elementach:

1. Ulepszaniu

2. Zmiany na lepsze trwającego procesu.

Zostało sprecyzowane 10 zasad Kaizen:

1. Problemy stwarzają możliwości

2. O pomysł zapytaj innych i bierz je od wszystkich

3. Pytaj i bądź dociekliwy

4. Szukaj możliwych rozwiązań do wdrożenia

5. Odrzuć to co ustalone, myśl jak można zrobić to lepiej

6. Odpuść wymówki

7. W prostych rozwiązaniach jest siła

8. Używaj spryty, nie pieniędzy

9. Błędy koryguj na bieżąco

10. Pamiętaj, że: ulepszanie się nie kończy!

Co daje nam Kaizen?

Pewnie po pewnym czasie stosowania małych kroków, zauważysz, że masz nad nimi kontrolę, dzięki czemu poczujesz się pewniej i zbudujesz stabilne fundamenty pod następne zadania.

Jeśli opanujesz małe i proste sprawy możesz przejść do trudniejszych, nie odwrotnie, dzięki temu łatwiej zachowasz odpowiednie podejście do działania i szybciej dojdziesz do założonych celów.

Multitasking czyli wielozadaniowość.

Czym tak właściwie jest i „jak go się je” postaramy się dziś Wam wyjaśnić.

Jedni twierdzą, że jest to mit, inni określają go jako permanentne rozproszenie uwagi, kolejni widzą w nim szansę.
Każdemu z nas zdarzyło się równolegle robić dwie rzeczy naraz, choćby gotować i rozmawiać przez telefon. Takich przykładów można podać pewnie znacznie więcej, ale czy jest to coś niemożliwego do osiągnięcia?

Zdecydowanie nie, dlatego ciężko uważać wielozadaniowość za mit. Inną kwestią jest już produktywność w działaniach kiedy to robimy kilka czynności naraz i ocena skupienia na wykonywanym zadaniu, ponieważ z przeprowadzanych badań wiemy, że rozproszenie uwagi często bywa nawet niebezpieczne – najlepszym tego przykładem są kierowcy rozmawiający przez telefon równolegle prowadzący samochód.

Ponadto psychologowie podkreślają, że wielozadaniowość powoduje spadek efektywności, zwiększa ryzyko popełniania błędów oraz potęguje zmęczenie, spadek energii i rozkojarzenie.

Kiedy robisz wszystko, nic nie jest zrobione porządnie.

Jak często słyszeliście to stwierdzenie?
Niestety, może w nim tkwić wiele prawdy i pokazywać mroczne oblicze multitaskingu, bo kiedy stawiamy na ilość, a nie jakość osiąganych celów, porażka jest widoczna na horyzoncie.

Jak ujarzmić multitasking i zrobić z niego narzędzie, które zwiększa wydajność, a nie jest przeszkodą w pracy?
Planuj, tylko to pozwoli Ci uniknąć poczucia zagubienia między zadaniami. Ważne, aby zadania na liście miały określone priortety. Kontroluj listę i rób podsumowania, dzięki temu nie umkną Ci detale.

Zaprzyjaźnij się z notatkami- przy natłoku zadań myśl pojawiająca się niespodziewanie może szybko umknąć. Dlatego bardzo pomocne będą notatki, do których można w każdej chwili wrócić.

Ogranicz rozpraszacze przy najbardziej wymagających zadaniach. Nie zapomnij o poinformowaniu o potrzebie ciszy i skupienia współpracowników. Bez przejrzystej komunikacji, możesz niewiele w tym zakresie osiągnąć.

Doprowadzaj sprawy do końca. Czasami multitasking, żeby był skuteczny musi zostać odłożony na bok. Dlatego jeśli masz na celu ważne zadanie- skończ je, a następnie przejdź do następnego.

Bądź profesjonalny, nie pozwól wielozadaniowości zdominować komunikacji. Jednym słowem – jeśli rozmawiasz, skup się na rozmówcy.

Wyznaczaj granice i rób sobie wakacje na offlinie.
Reset potrzebny jest każdemu, a przemęczenie nie idzie w parze z efektami.
Z drugiej strony balans między pracą, a życiem jest potrzebny i należy o tym pamiętać.

Zatem czy wielozadaniowość jest narzędziem przyszłości? Tę decyzję zostawiamy Wam!

„Wydarzenia ostatnich dni pokazały nam, że nie wszystko jesteśmy w stanie kontrolować, a świat wokół nas potrafi być nieprzewidywalny. Codzienna rutyna wychodzenia do pracy, zajmowania się przyziemnymi obowiązkami została zachwiana. I tak jak „Nikt nie spodziewał się Hiszpańskiej Inkwizycji!”, tak nikt nie spodziewał się, że wirus z odległych Chin wpłynie na sposób naszej pracy i jej przyszłość.”
 Malwina Puchalska – Kamińska, psycholog z Uniwersytetu SWPS.

Większość z nas od ponad 2 miesięcy pracuje w swoich domach, rozdzieleni od kolegów z zespoły, połączeni wyłącznie wirtualnymi więziami. Czy zastanawialiście się czego najbardziej w tym czasie potrzebują pracownicy?

Wsparcia i poczucia sensu pracy.

Wśród polskich przedsiębiorców możemy śmiało wyróżnić dwa nurty komunikacji:

• wspierający

• kontrolujący

Powstały dwa skrajnie różne bieguny traktowania swojego zespołu w czasie pandemicznego kryzysu. Pierwszy okazujący wsparcie i troskę o pracowników, zapewniający bezpieczeństwo ich pracy, co wiązało się z przeniesieniem do domowych biur. Drugi wydający nakazy i zakazy regulujące system pracy w nowych warunkach oraz jej rozliczania.

Który system jest lepszy?

Zdecydowanie ten, w którym szanujemy naszych pracowników. Zgadzając się z teorią wsparcia pracownika przez organizację, jako feedback otrzymamy chętne zaangażowanie oraz większą wydajność pracy naszego zespołu.

A co z nakazami i zakazami? Osiągają one dokładnie odwrotny rezultat. Pracownik, który uważa, że jest traktowany niesprawiedliwie i równocześnie ma poczucie, że szef widzi w nim wroga, który wyłącznie czeka na jego chwilę nieuwagi swoje niezadowolenie odbije na pracy. Wtedy prawdopodobnie pracownik zacznie podejmować decyzję, które w mniejszym lub większym stopniu będą działały na niekorzyść organizacji. Dlaczego? Poczucie braku zaufania ze strony szefa i dbałości o jego podstawową potrzebę bezpieczeństwa nie jest motywacją aby pracować z dostatecznym zaangażowaniem.

O czym jeszcze należy pamiętać podczas zarządzania swoim zespołem w czasie, w którym się znaleźliśmy?

Aby nie tracić sensu pracy, oraz o stymulowaniu i ciągłym integrowaniu zespołu mimo dystansu jaki go dzieli.

Z pewnością w Waszych organizacjach znajdą się sposoby na takie „wspólne działanie”, które będziecie mogli wykorzystać w swoich kampaniach wizerunkowych, a Wasz zespół znowu poczuje, że jest razem.

Nim do samych korzyści onboardingu i zasad jakie powinny zostać spełnione przy jego wdrażaniu przejdziemy, najpierw trzeba powiedzieć czym on jest.

Onboarding to zapożyczenie z języka angielskiego, które na dobre rozgościło się już na słowniku HRu. Oznacza nic innego jak wprowadzenie nowego pracownika na pokład lub inaczej, wprowadzenie go do objęcia nowego stanowiska.

Dlaczego onboarding jest ważny? Ponieważ pomaga on szybciej się zaaklimatyzować i poznać strukturę firmy nowo przyjętemu pracownikowi. Niewątpliwie kluczową rolę odgrywać będzie również sam zespół i integracja z nim. To właśnie ten element najczęściej stanowi o tym czy nowo pozyskany pracownik będzie częścią firmy na dłuższy czas, czy też nie.

Jak zatem zrobić to dobrze? Na pomoc przychodzi 7 prostych kroków.

Po 1. przygotuj stanowisko i postaw się w sytuacji nowego

Każdy z nas miał kiedyś swój pierwszy dzień, pamiętacie go jeszcze?
Z pewnością był to dość stresujący czas, bo zmiana otoczenia, nowi ludzie i ogólna niewiadoma właśnie go powoduje.

Dlatego ważne, żeby w pierwszym dniu Twojego nowego pracownika czekały na niego wszystkie niezbędne mu narzędzia pracy. Oczywistym jest, że narzędzia te są uwarunkowane specyfiką stanowiska.
Co się stanie jeśli ten punkt nie zostanie spełniony? Prawie pewnym jest, że ten dzień dla nowej osoby będzie dniem straconym, w najlepszym przypadku będzie to strata w postępach jego pracy, w najgorszym walcząc z nudą spędzi on czas na poszukiwanie innej oferty pracy.

Po 2. przedstaw zespół i przywitaj

W naszej firmie zwyczajem jest słynny „Tour de biuro”, w asyście Szefowej HR nowy pracownik poznaje całe zaplecze biurowe i każdego pracownika w nim pracującego.
W tym momencie, każdy jest przedstawiany z imienia, nazwiska, stanowiska oraz krótko opowiadane jest o tym czym się zajmuje, oraz w czym możeme nowej osobie pomóc.
Ten krok u nas łamie lody lepiej niż niejeden lodołamacz- zapewniamy! Jego efekt potęguje później pyszna wspólna kawa w kuchni podczas przerwy ;)
Jednak nie wszyscy członkowie naszego zespołu pracują stacjonarnie w naszym biurze. Część naszych pracowników jest rozsiana po całej Polsce... co z tym zrobić?
Z pomocą przychodzi technologia, każdy z nas dostaje e-mail z informacją o nowym pracowniku raz oficjalnym powitaniu samego zainteresowanego.

Po 3. przydziel przewodnika

„Buddy”, mentor, czy po prostu przewodnik to rola, którą może odegrać zasadniczo każda osoba zatrudniona w firmie. Jej rola skupia się na sprawowaniu opieki nad nowym pracownikiem, w pierwszych dniach jego pracy.
Najlepiej sprawdzi się ktoś kto pracuje na podobnym stanowisku, ponieważ będzie najlepszym wsparciem merytorycznym dla świeżo zatrudnionego.

Po 4. nie zapomnij o liście zadań

W całym formalno-kadrowym natłoku dobrze byłoby gdyby nowy pracownik miał również nakreślone zadania na pierwsze dni w pracy. Dzięki temu jego wdrożenie będzie przebiegało płynniej, a ewentualne przeszkody będzie łatwo zdefiniować i przez nie przejść.

Po 5 opowiedz o firmie i pracy W każdej firmie panują określone zasady, jest określona struktura organizacyjna, są również tradycje wypracowane przez zespoły.
O tym wszystkim warto opowiedzieć nowemu pracownikowi w pierwszych dniach od zatrudnienia. Jeśli Wasza firma zajmuje się równie wymagającą dziedziną jak nasza, w tym kroku u nas każda nowa osoba zostaje zapoznana z niezbędnymi przepisami prawa, których znajomość jest w późniejszym czasie pomocna w prawidłowym wykonywaniu swoich obowiązków.

Po 6. stój w pogotowiu!

To więcej niż pewne, że w czasie wdrożenia nowy będzie miał szereg pytań. Jedyną radą jest być w pobliżu i służyć pomocą.
Brak takiego supportu i wydłużająca się lista pytań, najprawdopodobniej wyhamuje działania takiej osoby oraz może powodować nagromadzenie niepotrzebnej frustracji.
Gotowość trzeba też wykazać w integrowaniu zespołu. Tu potrzebna jest czujność i szybkie działanie.

Po 7. i ostatnie, pamiętaj o ewaluacji

Pewnie w Waszych firmach nowy pracownik również przechodzi szereg szkoleń, często są również obecni na wielu spotkaniach. W tym wszystkim ważnym jest aby pamiętać o ocenie stopnia przyswajania wiedzy nowego pracownika. Powinno odbywać się to regularnie, a sam proces musi być sprawiedliwy i konsekwentny.

To już koniec, mamy nadzieję, że dzięki dobremu onboardingowi powiększanie zespołu będzie u Was sprawne i skuteczne.