Multitasking czyli wielozadaniowość.

Czym tak właściwie jest i „jak go się je” postaramy się dziś Wam wyjaśnić.

Jedni twierdzą, że jest to mit, inni określają go jako permanentne rozproszenie uwagi, kolejni widzą w nim szansę.
Każdemu z nas zdarzyło się równolegle robić dwie rzeczy naraz, choćby gotować i rozmawiać przez telefon. Takich przykładów można podać pewnie znacznie więcej, ale czy jest to coś niemożliwego do osiągnięcia?

Zdecydowanie nie, dlatego ciężko uważać wielozadaniowość za mit. Inną kwestią jest już produktywność w działaniach kiedy to robimy kilka czynności naraz i ocena skupienia na wykonywanym zadaniu, ponieważ z przeprowadzanych badań wiemy, że rozproszenie uwagi często bywa nawet niebezpieczne – najlepszym tego przykładem są kierowcy rozmawiający przez telefon równolegle prowadzący samochód.

Ponadto psychologowie podkreślają, że wielozadaniowość powoduje spadek efektywności, zwiększa ryzyko popełniania błędów oraz potęguje zmęczenie, spadek energii i rozkojarzenie.

 

Kiedy robisz wszystko, nic nie jest zrobione porządnie.

 

Jak często słyszeliście to stwierdzenie?
Niestety, może w nim tkwić wiele prawdy i pokazywać mroczne oblicze multitaskingu, bo kiedy stawiamy na ilość, a nie jakość osiąganych celów, porażka jest widoczna na horyzoncie.

Jak ujarzmić multitasking i zrobić z niego narzędzie, które zwiększa wydajność, a nie jest przeszkodą w pracy?
Planuj, tylko to pozwoli Ci uniknąć poczucia zagubienia między zadaniami. Ważne, aby zadania na liście miały określone priortety. Kontroluj listę i rób podsumowania, dzięki temu nie umkną Ci detale.

Zaprzyjaźnij się z notatkami- przy natłoku zadań myśl pojawiająca się niespodziewanie może szybko umknąć. Dlatego bardzo pomocne będą notatki, do których można w każdej chwili wrócić.

Ogranicz rozpraszacze przy najbardziej wymagających zadaniach. Nie zapomnij o poinformowaniu o potrzebie ciszy i skupienia współpracowników. Bez przejrzystej komunikacji, możesz niewiele w tym zakresie osiągnąć.

Doprowadzaj sprawy do końca. Czasami multitasking, żeby był skuteczny musi zostać odłożony na bok. Dlatego jeśli masz na celu ważne zadanie- skończ je, a następnie przejdź do następnego.

Bądź profesjonalny, nie pozwól wielozadaniowości zdominować komunikacji. Jednym słowem – jeśli rozmawiasz, skup się na rozmówcy.

Wyznaczaj granice i rób sobie wakacje na offlinie.
Reset potrzebny jest każdemu, a przemęczenie nie idzie w parze z efektami.
Z drugiej strony balans między pracą, a życiem jest potrzebny i należy o tym pamiętać.

 

Zatem czy wielozadaniowość jest narzędziem przyszłości? Tę decyzję zostawiamy Wam!

 

 

 

Nim do samych korzyści onboardingu i zasad jakie powinny zostać spełnione przy jego wdrażaniu przejdziemy, najpierw trzeba powiedzieć czym on jest.

Onboarding to zapożyczenie z języka angielskiego, które na dobre rozgościło się już na słowniku HRu. Oznacza nic innego jak wprowadzenie nowego pracownika na pokład lub inaczej, wprowadzenie go do objęcia nowego stanowiska.

Dlaczego onboarding jest ważny? Ponieważ pomaga on szybciej się zaaklimatyzować i poznać strukturę firmy nowo przyjętemu pracownikowi. Niewątpliwie kluczową rolę odgrywać będzie również sam zespół i integracja z nim. To właśnie ten element najczęściej stanowi o tym czy nowo pozyskany pracownik będzie częścią firmy na dłuższy czas, czy też nie.

Jak zatem zrobić to dobrze? Na pomoc przychodzi 7 prostych kroków.

 

Po 1. przygotuj stanowisko i postaw się w sytuacji nowego

Każdy z nas miał kiedyś swój pierwszy dzień, pamiętacie go jeszcze?
Z pewnością był to dość stresujący czas, bo zmiana otoczenia, nowi ludzie i ogólna niewiadoma właśnie go powoduje.

Dlatego ważne, żeby w pierwszym dniu Twojego nowego pracownika czekały na niego wszystkie niezbędne mu narzędzia pracy. Oczywistym jest, że narzędzia te są uwarunkowane specyfiką stanowiska.
Co się stanie jeśli ten punkt nie zostanie spełniony? Prawie pewnym jest, że ten dzień dla nowej osoby będzie dniem straconym, w najlepszym przypadku będzie to strata w postępach jego pracy, w najgorszym walcząc z nudą spędzi on czas na poszukiwanie innej oferty pracy.

 

Po 2. przedstaw zespół i przywitaj

W naszej firmie zwyczajem jest słynny „Tour de biuro”, w asyście Szefowej HR nowy pracownik poznaje całe zaplecze biurowe i każdego pracownika w nim pracującego.
W tym momencie, każdy jest przedstawiany z imienia, nazwiska, stanowiska oraz krótko opowiadane jest o tym czym się zajmuje, oraz w czym możeme nowej osobie pomóc.
Ten krok u nas łamie lody lepiej niż niejeden lodołamacz- zapewniamy! Jego efekt potęguje później pyszna wspólna kawa w kuchni podczas przerwy ;)
Jednak nie wszyscy członkowie naszego zespołu pracują stacjonarnie w naszym biurze. Część naszych pracowników jest rozsiana po całej Polsce... co z tym zrobić?
Z pomocą przychodzi technologia, każdy z nas dostaje e-mail z informacją o nowym pracowniku raz oficjalnym powitaniu samego zainteresowanego.

 

Po 3. przydziel przewodnika

„Buddy”, mentor, czy po prostu przewodnik to rola, którą może odegrać zasadniczo każda osoba zatrudniona w firmie. Jej rola skupia się na sprawowaniu opieki nad nowym pracownikiem, w pierwszych dniach jego pracy.
Najlepiej sprawdzi się ktoś kto pracuje na podobnym stanowisku, ponieważ będzie najlepszym wsparciem merytorycznym dla świeżo zatrudnionego.

 

Po 4. nie zapomnij o liście zadań

W całym formalno-kadrowym natłoku dobrze byłoby gdyby nowy pracownik miał również nakreślone zadania na pierwsze dni w pracy. Dzięki temu jego wdrożenie będzie przebiegało płynniej, a ewentualne przeszkody będzie łatwo zdefiniować i przez nie przejść.

 

Po 5 opowiedz o firmie i pracy W każdej firmie panują określone zasady, jest określona struktura organizacyjna, są również tradycje wypracowane przez zespoły.
O tym wszystkim warto opowiedzieć nowemu pracownikowi w pierwszych dniach od zatrudnienia. Jeśli Wasza firma zajmuje się równie wymagającą dziedziną jak nasza, w tym kroku u nas każda nowa osoba zostaje zapoznana z niezbędnymi przepisami prawa, których znajomość jest w późniejszym czasie pomocna w prawidłowym wykonywaniu swoich obowiązków.

 

Po 6. stój w pogotowiu!

To więcej niż pewne, że w czasie wdrożenia nowy będzie miał szereg pytań. Jedyną radą jest być w pobliżu i służyć pomocą.
Brak takiego supportu i wydłużająca się lista pytań, najprawdopodobniej wyhamuje działania takiej osoby oraz może powodować nagromadzenie niepotrzebnej frustracji.
Gotowość trzeba też wykazać w integrowaniu zespołu. Tu potrzebna jest czujność i szybkie działanie.

 

Po 7. i ostatnie, pamiętaj o ewaluacji

Pewnie w Waszych firmach nowy pracownik również przechodzi szereg szkoleń, często są również obecni na wielu spotkaniach. W tym wszystkim ważnym jest aby pamiętać o ocenie stopnia przyswajania wiedzy nowego pracownika. Powinno odbywać się to regularnie, a sam proces musi być sprawiedliwy i konsekwentny.

 

To już koniec, mamy nadzieję, że dzięki dobremu onboardingowi powiększanie zespołu będzie u Was sprawne i skuteczne.

 

 

 

 

Jak skutecznie zorganizować swój czas w pracy, ale i poza nią?

Z pomocą przychodzi klasyk gatunku czyli metoda ALPEN. Jak ją wykorzystać?

Poniżej opisaliśmy Wam jak łatwo i skutecznie się nią posługiwać.

 

A czyli Aufgaben

Zrób listę zadań i innych aktywności, które czekają Cię w danym dniu. Dla ułatwienia, zadania „tego samego gatunku” możesz zgrupować razem, lub ustalić system kodowania i oznaczać je zgodnie z nim. Ważne, aby tworzona przez Ciebie lista była przejrzysta i czytelna.

 

L jak Länge schätzen

Skoro już wiesz co masz do zrobienia, teraz bez problemu możesz oszacować czas potrzebny na poszczególne zadanie, na końcu zsumuj go. Ważne aby zrobić to realnie, nie do szacowanie czasu na zadanie, może skutkować tym, że albo zostanie ono przełożone, albo co gorsze zrobione niedbale.

 

P jak Pufferzeiten einplanen

Masz już listę zadań, oraz obliczony czas potrzebny na ich realizację. Możesz śmiało zaplanować swój dzień. Przyjmuje się, że planować powinno się ok. 60% czasu czyli np. 5h z 8h dnia pracy. Dlaczego? 40% traktuj jako rezerwę, na nieplanowane wcześniej zadania, które niespodziewanie wskoczą w grafik, lub traktuj ten zasób jako przestrzeń dla kreatywności.
Ten podział ma też jeszcze jedną zaletę, którą pewnie szybko zauważysz stosując ALPEN- nie będziesz odczuwać stresu.
A co jeśli 3 godziny, które pozostały Ci w rezerwie nie są tak bardzo potrzebne w danym dniu? Zawsze możesz zająć się działaniami, które były w planie w kolejnym dniu.

 

E to Entscheidungen treffen

Ten krok to moment na nadanie działaniom priorytetów i delegowania działań. Możesz to zrobić metodą ABC, co da Ci te krok? Pozwoli skupić się na najważniejszych zadaniach, czyli tych, od których najbardziej zależy powodzenie całego procesu.

 

N czyli Nachkontrolle

Żeby widzieć efekt swoich działań, musisz kontrolować realizację poszczególnych celów i postęp prac. Odhaczaj i skreślaj, to co już jest zrobione! Jeśli coś zostało niezrealizowane, przenieś to na nowy termin. Z założenia jest to etap, który następuje na koniec dnia pracy. Wtedy też warto od razu zaplanować następny dzień.

 

Prawda, że to proste? Zaczynając, ważne jest aby wejść w rytm Metody ALPEN i nie pomijać żadnego z powyższych punktów. Z czasem będzie to dla Was już automatyczny proces.

Jak aplikować?

Aby przesłać swoje CV, użyj formularza rekrutacyjnego.

Infolinia rekrutacyjna:

  +48 32 441 91 50